Muchas veces sentimos que las horas del día no cunden lo suficiente. ¿Pasa el tiempo demasiado rápido o es que no sabemos aprovecharlo? Para hacer un buen uso de nuestro tiempo conviene en primer lugar que identifiquemos nuestros objetivos, para después poder definir bien las tareas a realizar y, por último, planificarlas. Vamos por partes:
Definir objetivos es la mejor estrategia para ahorrar tiempo.
- Definirlos bien es importante para saber hacia dónde vamos y la dirección que debemos tomar para alcanzar un determinado resultado. También para evitar pérdidas de tiempo con tareas innecesarias y mantener el foco de atención, así como para medir nuestros resultados y sus consecuencias. Merece la pena invertir algo de tiempo en definir bien los objetivos, porque lo ahorraremos después.
Una herramienta muy útil para definir bien cada objetivo es el método META:
- MEDIBLE: Que podamos evaluar que lo estamos cumpliendo.
- ESPECÍFICO: Cuanto más específico y simple sea, más éxito tendrás de alcanzarlo. Responde: ¿Qué quiero? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Cómo va a cambiar mi situación actual? ¿Dónde? ¿Cuándo?
- TEMPORABLE: medible en el tiempo. Fija una fecha para conseguirlo.
- ALCANZABLE: Que no sea imposible.
Por ejemplo, un objetivo mal definido sería “hacer algo de ejercicio y perder unos kilillos”. Si queremos definirlo bien, tendremos que esforzarnos un poco más. Por ejemplo: “Quiero perder 3 kg en los próximos 6 meses yendo al gimnasio 3 veces por semana”.
2. Definidos los objetivos, el siguiente paso será definir bien las tareas a realizar. Para ello, debemos identificar cada trabajo que sea necesario hacer y el tiempo que necesita. Si tenemos funciones de dirección o coordinación de equipos se pueden agrupar tareas por departamentos o por nivel de cualificación, con el objetivo de que cada trabajo lo realicen las personas adecuadas. Es importante evitar que haya personas que no sepan qué hacer la próxima hora, o que no entiendan cómo deben realizar una determinada tarea.
Es esencial que cuando definamos nuestras tareas recordemos que cada trabajo debe llevar sí o sí a la consecución de al menos uno de los objetivos.
Os recomendamos seguir estos tres sencillos pasos para definir tareas:
- Identificar y decidir de manera exacta lo que tenemos que hacer para cumplir cada objetivo, y hacer una lista con todas las tareas.
- Establecer un límite de tiempo y fijar una fecha tope para cada tarea.
- Organizar la lista, priorizar el trabajo.
A la hora de priorizar, es habitual que lo hagamos sólo en función del grado de urgencia que tiene cada tarea. Este método a veces no es eficaz, ya que, además de ser estresante, no tiene en cuenta otras variables también relevantes, como es el grado de importancia. Es decir, valorar cómo de importante es cada tarea para la consecución de los objetivos.
Para priorizar atendiendo a la vez a la urgencia y a la importancia podemos utilizar la Matriz de Covey, que clasifica las tareas en 4 categorías:
- Importantes/urgentes. Estas tareas son las que debemos hacer de forma inmediata y personal. Fechas límite, problemas, crisis y demás. Son tareas que implican dejar de lado todo lo demás.
- Importantes/no urgentes.Son tareas que nos acercan a nuestros onjetivos pero que no requieren atención inmediata y que podemos planificar cuándo atender. Para estas conviene marcar una fecha de finalización. Debemos procurar que la mayor parte de nuestras actividades estén en esta categoría.
- No importantes/urgentes: Se trata de tareas que no son relevantes para nuestros objetivos pero que pueden ser importantes para otras personas, por lo que conviene delegarlas. A veces es difícil determinar estas tareas porque lo urgente captura la atención, con el riesgo de que atendamos estas tareas dejando de lado tareas importantes.
- No importantes/no urgentes: Es donde menos tiempo debemos invertir. A veces son tareas tentadoras (interesantes, cómodas, divertidas) y captan nuestra atención. A menudo se realizan por costumbre. Actividades de poco interés, trivialidades, pérdidas de tiempo, como comprobar el correo electrónico cada pocos minutos o mirar el whatsapp. Conviene eliminar o posponer este tipo de actividades.
3. Planificar y programar las tareas a realizar: Planificar es hacer una lista con cada una de nuestras tareas y proyectos, y asignar a cada una una cantidad de tiempo determinada. Programar es asignar el momento exacto en el que realizaremos cada tarea o acción. Una de las razones por las que no se alcanzan los objetivos, o no se cumple con los compromisos a tiempo, es que no somos flexibles en nuestra planificación. No dejamos tiempo a los imprevistos e interrupciones. Por eso es importante planificar con estrategia y desde el primer momento que algo puede salir mal.
Cuando las cosas salen mal, perdemos más tiempo. Para empezar a planificar, lo primero es prever las posibilidades. Es imposible evitar todos los problemas. Pero sí podemos limitar su impacto, ahorrar tiempo y esfuerzos.
Cuanto mayor sea nuestro conocimiento, más probabilidades tendremos de detectar posibles imprevistos que podrían afectar a nuestra organización. Como norma básica, conviene tener en cuenta que, por lo general, las cosas suelen durar más de lo previsto, así que es mejor calcular en las previsiones un 30% más tiempo del que pensemos que podamos necesitar. Otra cosa que ayuda en la planificación es reservar tiempo a los posibles cambios, con margen para rectificar. De esta forma evitamos frustraciones y aumentamos la confianza.
Post publicado por:
Gabriel Moral Marcos
Psicólogo sanitario especializado en habilidades de regulación de emociones, inteligencia emocional y psicología positiva.
